Besprechungen sind fiese Zeitfresser

Geben Sie diesem Affen daher keinen Zucker. Denn das Setting ist bekannt: Nr. 1, immer überpünktlich, wartet schon. Dann kommt Nr. 2. und nimmt Platz. „Ach, wenn die anderen noch nicht da sind, gehe ich noch kurz zur Toilette. Bin gleich wieder da!“. Dann kommt Nr. 3 fröhlich gelaunt, Kaffeetasse mit Keks in der Hand und sofort mit einer Frage: „Was machen wir denn heute?“.

Während Nr. 5 in Sichtweite des Meetingraumes noch mit zwei Führungskräften spricht, huscht Nr. 4 fast unsichtbar in den Raum, grüßt still, sitzt sich hin und checkt gleich noch die E-Mails im Smartphone. Dann kommt Nr. 2 von der Toilette zurück, mit einem einladenden „Von mir aus kann´s losgehen!“. Doch Nr. 5 spricht noch. Sieht zwar, dass die anderen schon warten. Doch das spielt keine Rolle.

Nach exakt 7 Minuten betritt Nr. 5, mit einem kleinen „Sorry, war noch wichtig“ den Raum. Nimmt Platz, ohne die Türe zu schließen. Nr. 1 will endlich anfangen, steht auf und schließt die Tür. Danach geht´s sofort an die Sachthemen.

So, oder ganz ähnlich, spielt es sich täglich mehrmals in vielen Unternehmen ab. Meist fällt es den beteiligten Personen gar nicht mehr auf, was hier alles passiert. Was sie für Toleranz halten, bezeichnen andere als abgestumpft. Doch in Wirklichkeit ist es ein kleines Drama.

⏳ 4 Personen vergeuden 7 Minuten = 28 Minuten. Das sind 6 % des Arbeitstages eines Mitarbeiters.

💬 4 Personen bekommen gespiegelt, dass sie weniger wichtig sind als die zwei Personen, die gar nichts mit dem Meeting zu tun haben.

🔫 Mindestens eine Person ist schlecht vorbereitet und wird „aus der Hüfte“ mitdiskutieren.

☕🍪 Eine Person ist versorgt und wird leistungsfähiger bleiben als die anderen.

Niemand macht den Start, die demütigende Verspätung, das Setting und die mangelnde Vorbereitung zum Thema. Alle sehen drüber hinweg. Doch das nächste Mal wird es nicht anders sein.

Und nach und nach nimmt nicht nur die Wertschätzung gegenüber den andern ab, sondern vor allem die Begeisterung und der Elan für die Besprechung. Denn idealerweise sollte eine Besprechung so sein, dass man sich vorbereitet und aufs Aufeinandertreffen und die Ergebnisse, die man gemeinsam zustande bringt, freut. Mit Heißhunger. – Statt auf die Uhr zu schauen, wann der Spuk endlich wieder vorbei ist.

Damit es nicht so weit kommt, empfehle ich Ihnen ein einfaches, konsequentes Rezept: es hat fünf Eckpfeiler.

• Pünktlicher Beginn; auf die Sekunde genau
• Max. 5 Themen
• Max. 5 Teilnehmer
• Max. 25 Minuten
• 5 Finger
  Am Ende hebt jeder Teilnehmer seine Hand und drückt über die Anzahl der gestreckten Finger seine Zufriedenheit mit der Besprechung aus. Fünf gestreckte Finger stehen für hervorragend. Sollten nicht alle Teilnehmer alle fünf Finger ausstrecken, wird sofort darüber gesprochen, was gut war und was verbessert gehört. – So werden Ihre Besprechungen zu Highlights echter Wertschöpfung.

Über den Autor
Christian Kalkbrenner, Dipl.-Kfm. (univ.), ist Strategieberater aus Überzeugung. Mit 15 Jahren Erfahrung im Bereich Krise- und Restrukturierung und über 15 als prämierter Wachstums- und Wertshöpfungsberater zählt er zu den Kompetenzführern seines Faches. Er weiß worauf es jetzt ankommt.

Als kreativer Kopf hat 2007 er ein eigenes Strategieverfahren entwickelt, den Bambus-Code®, für den er mit dem „Großen Preis des Mittelstandes“ ausgezeichnet wurde. Mit neun Fachbüchern, vielen Fachartikeln und Vorträgen zählt er zu den echten Experten seines Faches. Mit der „Wertschöpfleiter“ geht er nun den nächsten Schritt.